Privacyverklaring Vereniging een Handreiking
vastgesteld en gepubliceerd op 2 maart 2024
Je privacy rechten
Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In deze privacyverklaring geven wij aan dat vereniging Een Handreiking voldoet aan de wetgeving.
Wij respecteren de privacy van al onze contacten en gebruikers van onze websites en dragen er zorg voor dat de door jou verschafte persoonlijke informatie vertrouwelijk wordt behandeld. Onze privacyverklaring heeft betrekking op vereniging Een Handreiking en de door haar beheerde website.
Je hebt recht op inzage in je persoonsgegevens volgens de AVG (artikel 15) en het recht om correctie of verwijdering van je persoonsgegevens te vragen. (In de AVG (artikel 16) staat dit recht beschreven als ‘recht op rectificatie.) Daarnaast kun je bezwaar aantekenen tegen het gebruik van je gegevens, neem dan contact met ons op:
Contactgegevens
Vereniging Een Handreiking
Oude Holleweg 32A
3927 CL RENSWOUDE
info@eenhandreiking.nl
Waarom verwerken we je persoonsgegevens
Vereniging Een Handreiking is afhankelijk van je bijdrage bij het verwezenlijken van haar doelen: persoonlijke contacten, goede informatievoorziening en belangenbehartiging.
Wij zijn verantwoordelijk voor je persoonsgegevens
Vereniging Een Handreiking is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met deze gegevens.
Beveiliging
Vereniging Een Handreiking heeft zorgvuldige en passende maatregelen genomen om de systemen te beveiligen. Dit om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de persoonlijke informatie of dat de persoonlijke informatie verloren gaat. De toegang tot de gegevens is beveiligd met wachtwoorden en alleen toegankelijk voor secretaresse en penningmeester van het landelijk bestuur en de secretarissen van de regio’s. De secretarissen hebben een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend.
Vereniging Een Handreiking bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. De AVG noemt dit in artikel 5.1(e) opslagbeperking.
Vereniging Een Handreiking verkoopt je persoonsgegevens niet aan derde partijen. We maken gebruik van IT-systemen van “Conscribo”, waarbij het mogelijk is dat deze ook toegang hebben tot het systeem waarop je persoonsgegevens worden verwerkt. De persoonsgegevens zijn opgeslagen op de servers van Conscribo. Met hen heeft Een Handreiking daarom een speciale overeenkomst gesloten.
Vereniging Een Handreiking verstrekt je gegevens niet aan derden tenzij zij daartoe verplicht is door de wet of een rechterlijke uitspraak, als je toestemming hebt gegeven voor die verstrekking of de verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en de vereniging.
Verwerkingsdoeleinden per interactie: wat doen we precies met persoonsgegevens?
Vereniging Een Handreiking verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het kunnen innen en verwerken van contributie, donaties of giften die bijdragen aan het realiseren van haar missie. Hieronder vind je de toelichting van de verwerking per activiteit:
Bezoeken van onze website
Om de werking van haar website(s) te garanderen houdt vereniging Een Handreiking bepaalde statistieken bij van het bezoek op haar website(s).
Waarom vereniging Een Handreiking hiervoor persoonsgegevens moeten verwerken
Wanneer men websites van Een Handreiking bezoekt, houdt Google Analytics bij welke pagina’s men bekijkt. Met deze gegevens kan vereniging Een Handreiking haar site gebruiksvriendelijker maken. Dit zijn noodzakelijke gegevens.
Soort gegevens
Vereniging Een Handreiking verwerkt, net als elke website, IP-adressen van websitebezoekers. Een IP-adres kan een persoonsgegeven zijn.
Vereniging Een Handreiking gebruikt IP-adressen voor twee doelen:
De IP-adressen worden opgeslagen in zogeheten logfiles. De logfiles worden 90 dagen op de webserver bewaard, zodat ze beschikbaar zijn voor analyse door Google Analytics. Daarna blijven de logfiles 90 dagen uitsluitend bewaard voor beveiligingsredenen. De logfiles worden ook alleen daarvoor bekeken.
Contact met ons opnemen en vragen stellen
Dit kan per e-mail, of via een online contactformulier. We leggen telefoonnummer, adres en/of emailadres vast om de gestelde vraag te kunnen beantwoorden of contact met betreffende persoon te (laten) opnemen.
Waarom we hiervoor persoonsgegevens moeten verwerken
Vereniging Een Handreiking wil benaderbaar zijn en laagdrempelig: daarom kan men vragen stellen via de contactformulieren op de websites van de vereniging. Dit zijn elektronische formulieren die de vereniging gebruikt om de juiste persoon contact op te laten nemen.
Soort gegevens
Adresgegevens en de vraag zijn nodig om te bepalen wie er het beste contact kan opnemen via de opgegeven contactwijze.
Minimalisering van gegevensverstrekking
We verzoeken vriendelijk om zo min mogelijk persoonlijke gegevens in te vullen in het tekstveld. Hoewel de formulieren via een beveiligde verbinding worden verwerkt, raadt vereniging Een Handreiking aan dit soort informatie alleen te delen met personen waarbij de doeleinden van vastlegging duidelijk zijn afgesproken. Daar moet men zelf ook scherp op zijn, de vereniging doet haar best maar het blijft mensenwerk.
Bewaartermijn
Vereniging Een handreiking streeft ernaar om de vraag en de persoonsgegevens te verwijderen of te anonimiseren zodra de vraag beantwoord is. De vereniging verwijdert periodiek alle gegevens die zij niet meer nodig heeft.
Abonneren op onze (digitale) nieuwsbrief
Vereniging Een Handreiking gebruikt het (e-mail)adres om haar (digitale) nieuwsbrief of verenigingsblad te sturen - als men haar daarvoor toestemming geeft bij aanmelding. Dit kan men ook altijd wijzigen.
Waarom vereniging Een Handreiking hiervoor persoonsgegevens moet verwerken
Postadressen heeft de vereniging nodig om haar verenigingsblad(en) te kunnen toesturen. Mailadressen gebruikt zij voor het toesturen van digitale informatie, zoals berichten over activiteiten of voor online onderzoeken. Voor haar digitale nieuwsbrief kan men zich eenvoudig aanmelden via de site van Een Handreiking (OPT-IN).
Soort gegevens
Vereniging Een Handreiking bewaart (e-mail)adressen voor haar verenigingsblad en/of de nieuwsbrief om te bepalen of men is aan- of afgemeld. Daarnaast vraagt zij om naam en postadres om haar nieuwsbrief te kunnen sturen.
Bewaartermijn
Men kan zich op elk moment uitschrijven voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Uitschrijven doet men door onderaan in de nieuwsbrief ‘afmelden’ te klikken (OPT-OUT). Mocht men geen verenigingsblad(en) meer willen ontvangen, dan kan men dit doorgeven via info@eenhandreiking.nl .
Online-uitzendingen van bijeenkomsten
Vereniging Een Handreiking organiseert diverse activiteiten voor diverse doelgroepen, zoals de landelijke dag en regiobijeenkomsten. Tijdens deze bijeenkomsten is het mogelijk dat vereniging Een Handreiking de bijeenkomst uitzendt.
Achtergrondinformatie
In de algemene regels in Nederland rondom het maken van foto-of filmmateriaal wordt onderscheid gemaakt tussen de openbare en besloten ruimte. In de openbare ruimte is het (onder voorwaarden) aan iedereen toegestaan beelden te maken, te filmen of te fotograferen. In de besloten ruimte is dat verboden, tenzij dit is aangekondigd en er geen alternatief is voor datgene wat wordt beoogd (wie een TV-uitzending beoogd, moet wel opnames maken). Hoewel kerkgebouwen – vrij toegankelijk voor iedereen – behoren tot de openbare ruimte, vallen zij echter voor de privacywetgeving onder de besloten ruimte. Dat is om reden van bescherming van de uitoefening van godsdienst of levensovertuiging. Er zijn geen wettelijke regels voor kerken over de omgang en handhaving van privacy in relatie tot gebruik van online-uitzendingen. De AVG dient de bescherming van persoonsgegevens. Het gaat dan om in het openbaar traceerbare gegevens, die aan een specifieke persoon gekoppeld kunnen worden. Het is niet duidelijk of geluids- en/of beeldopnames van kerkdiensten en bijeenkomsten daaronder vallen. Je zou kunnen stellen dat dit voor een spreker wel geldt, evenals voor degene die de opening verzorgt en als personen bij naam genoemd worden. Dat geldt dus voor zowel geluidsopnamen, als voor beeldopnamen. Daarnaast valt het camerawerk niet onder regelgeving voor cameratoezicht.
Bestaande regelgeving is dus niet zondermeer toepasbaar op onze online-uitzendingen. Toch is het goed om persoonsbescherming in relatie tot online uitzendingen zo goed mogelijk te regelen, waarbij elementen uit bestaande regelgeving als richtinggevend gebruikt worden.
Het doel van online-uitzendingen
De vereniging wil het onderlinge contact tussen de familieleden van mensen die psychisch ziek zijn en andere betrokkenen stimuleren, zodat ze elkaar waar nodig kunnen ondersteunen. Om deze doelstelling te realiseren, organiseert vereniging Een Handreiking bijeenkomsten. Om het bereik van belangstellenden te vergroten, kan gebruik gemaakt worden van online-uitzenden.
Uitgangspunten voor online-uitzendingen
Bijeenkomsten vrij na te bekijken/luisteren via de website www.eenhandreiking.nl.
Donateur worden
Vereniging Een Handreiking heeft geen winstoogmerk en vertrouwt op ondersteuning uit de maatschappij om haar kosten te betalen. Hiervoor zijn donaties van harte welkom en Een Handreiking waardeert een bijdrage enorm.
Waarom vereniging Een Handreiking hiervoor persoonsgegevens moet verwerken
Om de betaaltransactie veilig en correct af te wikkelen heeft de vereniging naam, adresgegevens en e-mailadres nodig. Als men een gift heeft gegeven kan men desgewenst worden toegevoegd aan de verzendlijst van de nieuwsbrieven van Een Handreiking
Soort gegevens
Vereniging Een Handreiking heeft naam en adresgegevens of e-mailadres nodig om jaarlijks een verzoek tot doneren te kunnen sturen.
Bewaartermijn
Om fiscale redenen moeten deze gegevens 7 jaar worden bewaard.
Lid worden
Men kan lid worden om zo in contact te komen met andere leden en geïnformeerd te blijven over onze activiteiten en ontwikkelingen.
Soort gegevens
Hiervoor heeft vereniging Een Handreiking naam, adresgegevens en/of e-mailadres nodig voor de periodieke inning van de contributie. Als lid krijgt men per kwartaal het verenigingsblad en informatie over bijeenkomsten toegestuurd. Indien men geen uitnodigingen wenst te ontvangen kan men dit kenbaar maken via info@eenhandreiking.nl. Het verenigingsblad wordt door drukkerij “de Zetspiegel” gedrukt en zij verzorgt ook de verzending van ons blad. Met “de Zetspiegel” is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Bewaartermijn
Vereniging Een Handreiking bewaart deze gegevens tot maximaal twee jaar nadat men geen lid meer is. Wil men eerder verwijderd worden dan kan men altijd contact opnemen via info@eenhandreiking.nl
Bezoeken van bijeenkomsten
Vereniging Een Handreiking organiseert diverse activiteiten voor diverse doelgroepen, zoals de landelijke dag en regiobijeenkomsten.
Waarom vereniging Een Handreiking hiervoor persoonsgegevens moet verwerken
Voor haar activiteiten is het nodig zicht te hebben op de aanmeldingen. In verband met de planning van bijeenkomsten, wil zij graag weten hoeveel mensen er komen.
Soort gegevens
Hiervoor heeft vereniging Een Handreiking een e-mailadres of adresgegevens nodig.
Bewaartermijn
Alle persoonsgegevens m.b.t. de activiteit worden direct na de activiteit verwijderd.
Vrijwilliger worden
Als men als vrijwilliger/bestuurslid een bijdrage wil leveren aan de doelstelling van vereniging Een Handreiking kan men zich daarvoor aanmelden via info@eenhandreiking.nl. Men wordt dan zo spoedig mogelijk benaderd door een van de bestuursleden van Een Handreiking.
Soort gegevens
Hiervoor heeft vereniging Een Handreiking contactgegevens en in sommige gevallen ook aanvullende informatie nodig om de kennis effectief in te zetten en rekening te houden met eventuele voorkeuren.
Bewaartermijn
Vereniging Een Handreiking bewaart deze gegevens tot maximaal twee jaar nadat men geen lid meer is. Wil men eerder verwijderd worden dan kan men altijd contact opnemen via info@eenhandreiking.nl
Tot slot
Vereniging Een Handreiking verwerkt gegevens met de grootst mogelijke zorg en volgens hierboven geschetste afspraken. Wil men eigen persoonsgegevens inkijken? Of wil men gegevens wijzigen of verwijderen uit ons systeem? Geen probleem. Laat het ons weten via info@eenhandreiking.nl .